Economizar na microempresa: 5 passos para chegar lá

Na lista de objetivos para o ano de um empreendedor, um item que se repete sistematicamente é: economizar. Com disciplina, organização e uma pitada de inovação, é possível atingir essa meta sem precisar fazer grandes mudanças na estrutura do seu negócio. Seguindo esses 5 passos, você vai chegar lá!

1-Para economizar, é bom saber o que cortar…

O primeiro passo para economizar em sua pequena empresa é conhecer os custos relacionados ao seu negócio. Faça uma análise de custos e liste custos fixos (como gastos de rotina, pagamentos a funcionários, gastos com energia, internet e água) ou custos variáveis (comissão para vendedores, pagamentos de hora extra, embalagens e rótulos).

Ao manter um histórico com a oscilação desses valores, o processo de buscar alternativas para melhorar os custos será mais fácil. Além disso, é possível saber quais são as despesas muito importantes e quais podem ser cortadas.

Com planejamento e organização, você pensará duas vezes antes de sair por aí cortando gastos que lhe pareçam menos importantes. Registrando essas informações, você vai tomar decisões a partir de dados reais e o “achismo” vai perder espaço. Ou seja, você vai acabar economizando.

2- Reduzindo o consumo

Agora que você conhece os tipos de gastos relacionados ao dia a dia da sua empresa, chegou a hora de entender o que pode ser reduzido em consumo. Isso não significa apagar luzes, desligar condicionadores de ar ou coisas do tipo, calma.

A depender da necessidade de iluminação dos ambientes de sua loja ou escritório, é possível adotar diferentes tipos de lâmpadas para economizar energia. Substitua lâmpadas por outras que consomem menos, retire aparelhos da tomada e, se possível, encontre alternativas para utilizar determinada máquina ou equipamento apenas uma vez ao longo da semana.

Despesas com telefone e internet também podem ser revistas. A depender do seu campo de atuação, é possível que você precise de mais minutos de ligação para telefones fixos ou celulares, ou então pode ser que você não precise de uma internet tão veloz, por exemplo. Compare preços entre diferentes operadoras e priorize serviços gratuitos de comunicação, como o Whatsapp e o Skype.

Evite alocar despesas no cartão de crédito coorporativo ou compartilhado na sua empresa. Se parece uma praticidade em um primeiro momento, é possível que as taxas cobradas pelos bancos te tragam prejuízos em médio ou longo prazo.

3- Negocie com fornecedores

Negociar bem com os fornecedores é uma necessidade para toda pequena empresa economizar. Sem preços bons, os produtos encalham nas prateleiras e isso significa prejuízo. Para conseguir preços melhores, siga estes passos:

• Tenha um plano B para não se tornar dependente do fornecedor;
• Conheça os seus limites de preço, prazos ou condições de negócio;
• Construa relacionamento com o fornecedor e transforme a negociação num processo de ganha-ganha;
• Antes de fazer pedidos ao fornecedor, defina uma estratégia para consegui-los;
• Cuidado com a postura corporal: não demonstre ansiedade ou certeza demais;
• Não se precipite e dê muitas informações logo no início da conversa.

4- A tecnologia como aliada

A tecnologia pode revolucionar a maneira de lidar com contabilidade, hospedagem de site, serviços de marketing e até folha de pagamento. A automação de processos pode te auxiliar a poupar tempo e, como você sabe, tempo é dinheiro.

Antes de escolher qual ferramenta utilizar, é bom fazer algumas perguntas sobre a maneira que você toca o seu negócio:

• Quais processos eu consigo executar sem perder tempo?
• Há atividades que têm exigido mais tempo de mim do que eu posso dar?
• Se eu pudesse automatizar alguma etapa da minha rotina, qual seria?

Procure ferramentas que possam te auxiliar em tarefas que não são bem a sua praia. Há aplicativos que funcionam como controladores de rotina gratuitos, como o Trello, que não precisam nem ser instalados no computador e possibilitam coordenar a rotina de uma equipe pela internet, de maneira integrada e com discriminação de tarefas por colaborador com datas e etapas do processo.

Há programas de computador desenvolvidos justamente para a aplicação no pequeno negócio que permitem integrar em uma única plataforma informações financeiras, controle de vendas, registro de estoque e fluxo de caixa. Se você ainda não conhece os Sistemas de Gestão Integrada (SGI), é uma boa hora para pesquisar a respeito.

5- Papel para quê?

Os únicos documentos que precisam ser armazenados em sua versão física são aqueles que contêm assinaturas. Todos os demais papéis podem ser armazenados em sistemas de nuvem – quando se armazena dados na internet – a partir da digitalização de documentos!

Essa pequena mudança te permite poupar espaço em seu escritório, economizar com papel e impressões, e ainda vai facilitar o compartilhamento de documentos que precisam ser usados por mais de uma pessoa ao mesmo tempo. Mas se você ainda não sabe o que é uma nuvem, nós vamos te explicar.

O armazenamento em nuvem utiliza a internet para guardar seus dados em segurança. Em um ambiente virtual, seus arquivos poderão ser acessados a partir de smartphones, computadores ou tablets em qualquer lugar do mundo que tenha acesso à internet. O serviço não custa mais de R$ 60 ao mês e vai facilitar muito a sua vida na hora de trabalhar na elaboração de um contrato de venda ou prestação de serviço, por exemplo.

Ainda é possível armazenar mais dados do que apenas documentos ou relatórios. Informações estratégias e o uma cópia de segurança com o histórico dos exercícios financeiros da sua loja ou empreendimento também podem ser alocados na nuvem, em segurança, para quando for preciso retomá-los. Você não correrá mais o risco de perder seus arquivos para sempre!

Conheça as despesas, corte no lugar certo e invista em tecnologia para economizar

Para economizar em sua pequena empresa, você precisa saber para onde o dinheiro está escoando. Ao conhecer suas principais despesas, fica mais fácil cortar o que não é indispensável e você poderá focar na negociação com fornecedores para diminuir o custo daquilo que impacta diretamente em suas vendas. Com apoio da tecnologia, tudo isso pode ficar mais fácil e economizar vai fazer parte da sua rotina!